1- نظم جهات الاتصال في مجموعات
تقوم جوجل بترتيب وتنظيم جهات الاتصال الخاصة بك بناء على دوائر شبكة جوجل + الاجتماعية، أو قائمة التفضيلات الخاصة بأندرويد (إذا كان لديك واحدة)، لكن في بعض الأحيان هذا لا يكفي.
قم بفصل جهات الخاصة بك وتوزيعها على عدة مجموعات من أجل الحصول على قائمة أكثر تنظيما. بالنسبة للأشخاص الذين يقومون بإرسال الرسائل بشكل منتظم إلى مجموعة من الأشخاص في نفس الوقت، يمكنهم إضافة الأشخاص الذين يقومون بمراسلتهم بانتظام في مجموعة واحدة، بدلا من اختيار وتحديد كل فرد من هذه المجموعة على حدى واحتمال نسيان أحد العناوين، في كل مرة ترسل الرسالة لهذه المجموعة.
2- البحث عن النسخ المكررة ودمجها
تتيح لك جوجل إيجاد ودمج الإدخالات المكررة أو الإدخالات التي يعتقد أن لها صلة ببعضها البعض. للقيام بذلك، اذهب إلى قائمة "المزيد" واختار "البحث عن جهات الاتصال المكررة ودمجها"، حينها، يمكنك حفظ عدد من عناوين البريد الالكتروني تحت اسم واحد، أو تجاهل اقتراحات جوجل.
تذكر أن هذه الخدمة ليست مثالية، قد تحتاج إلى العودة مرة أخرى إلى قائمة الاتصال، والقيام يدويا بدمج بعض جهات الاتصال التي لم يستطع جوجل أن يعرف أنها ذات صلة ببعضها البعض.
وتجدر الإشارة إلى أن استعراض جهات الاتصال الخاصة بك من وقت لآخر ودمجها يجعل من السهل عليك تنظيم بريدك الالكتروني، وفي الوقت نفسه تكون قائمة جهات الاتصال الخاصة بك أكثر تنظيما.
3- قم بضبط إعدادات الحفظ التلقائية الخاصة بك
يقوم جوجل بحفظ كل بريد الكتروني تقوم بالتواصل معه في المجلد الخاص بـ"جهات الاتصال الأخرى". على الرغم من أن هذا مقبول في بعض الأحيان، فإنه بالنسبة للأشخاص الذين يستخدمون حسابات الجيميل لإرسال الرسائل لمجموعات كبيرة من العملاء أو مجموعات كبيرة من الأشخاص الغرباء، لا يعتبر ذلك مفيدا في الحصول على قائمة اتصال منظمة.
لعدم تفعيل هذه الميزة وتعطيلها، اذهب إلى قائمة الإعدادات الموجودة في الجزء العلوي الأيمن تحت أيقونة الترس. من التبويب "العام"، ستجد أحد الأقسام باسم "إنشاء جهات اتصال للإكمال التلقائي".
قم بتغييرها إلى "سأقوم بذلك بنفسي". لا تنسى حفظ الإعدادات الخاصة بك، ولا تنسى حفظ عناوين البريد الالكتروني الخاصة بجهات الاتصال الجديدة من الآن فصاعدا.
4- صدر جهات الاتصال الخاصة بلينكد إن
إذا لم تكن نشيطا على شبكة لينكد إن، يمكن أن تتحول هذه الشبكة إلى مكان للقضاء على جهات الاتصال الخاصة بك.
قد تلتقي بشخص ما، وتتبادلون بطاقات العمل، وتقوم بإضافتهم إلى حسابك على موقع لينكد إن، ثم ينقطع الاتصال، وتتحول هذه الأرقام إلى أرقام عديمة الفائدة لجهات اتصال لن تتصل بهم مرة أخرى. تصدير جهات الاتصال إلى لينكد إن، واستيرادها إلى بريد الجيميل، يجعل جهات الاتصال جاهزة بشكل أفضل أمامك عند الحاجة إليها.
في صفحتك على موقع لينكد إن، اذهب إلى تبويب "الشبكة" network، واضغط على جهات الاتصال. ثم اضغط على آيقونة الإعدادات. من خلال هذه الشاشة، يمكنك مزامنة دفتر العناوين الخاص بجيميل، ياهو، أوت لوك، أو الآي فون لجهات الاتصال الخاصة بك على لينكد إن، أو يمكنك تصدير جهات الاتصال الخاصة بلينكد إن، الخيار الموجود على اليمين أسفل الإعدادات المتفدمة.
إحدى فوائد استخدام لينكد إن كدفتر العناوين الأساسي بالنسبة لك (على الأقل للعمل)، أنه يضع عبء تحديث بيانات جهات الاتصال الخاصة بك على هذه الجهات وليس عليك. لذا، ليس عليك أن تتذكر أن أحدهم قد قام بتغيير وظيفته، فهو يقوم بذلك، ولينكد إن يقوم بتحديث قائمة الاتصال الخاصة بك بشكل تلقائي.
قم بتصدير جهات الاتصال الخاصة بك لأي ملف، ثم عد إلى قائمة جهات الاتصال الخاصة ببريدك الالكتروني وقم باستيراد الملف هناك.
5- التحديث اليدوي
قد يكون التحديث اليدوي متعبا ومجهدا للعين. لكن إذا أردت القيام بشيء على أكمل وجه، عليك أن تقوم به بنفسك. وأفضل مكان يمكنك البدء منه هو المجموعة الخاصة بـ"جهات الاتصال الأخرى" Other Contacts. قم بملء أكبر قدر من المعلومات. وهناك طريقة أخرى لتحديث قائمة جهات الاتصال الخاصة بك، وهي أن تقوم بحذف عناوين اليريد الالكتروني التي تحتوي على أخطاء إملائية، وعناوين البريد الالكتروني القديمة التي لم تعد صالحة، أو تم تغييرها واستبدالها بأخرى.
6- صدر جهات الاتصال
صدر جهات الاتصال الخاصة بك، وقم بإعادة حفظ الملف بشكل منتظم. سيكون هذا الإجراء مفيدا، إذا تعرض حسابك للاختراق، أو قمت بتغيير وظيفتك، أو حتى لم تعد على اتصال ببعض جهات الاتصال الخاصة بك. يمكنك على سبيل المثال تصدير جهات الاتصال الخاصة بك لخدمات أخرى مثل لينكد إن أو لبريد الكتروني آخر.